- Решение вопросов, связанных с закупками
- Своевременная подготовка документации, извещений или обоснования закупки у единственного поставщика, проектов контрактов
- Сопровождение текущих закупок
- Внесение информации в реестр контрактов
- Участие в проверках контролирующих органов
На контрактного управляющего законом возлагается достаточно большой перечень задач. Там, где сумма закупок недостаточна для создания полноценной контрактной службы на одного специалиста приходится больший объем работы и ответственности. К тому же, вопрос взаимодействия между подразделениями и организация документооборота у небольших заказчиков часто не на самом высоком уровне. Работу контрактного управляющего это легче не делает.
Совместно с экспертом, коммерческим директором ООО «Развитие» Афенко Александром Борисовичем, мы обсудили основные задачи, которые обычно входят в зону ответственности контрактного управляющего, и проблемы, которые возникают при их выполнении.
Решение вопросов, связанных с закупками
Обязанности контрактного управляющего обусловлены в первую очередь требованиями закона, их можно разделить на блоки. Так, контрактному управляющему приходится решать вопросы, связанные с планированием закупок.
Для этого есть план-график, который размещается в ЕИС. В него периодически приходится вносить изменения по разным причинам — иногда нужно менять характеристики самой закупки, иногда урезают финансирование или доводят новые лимиты. По мере поступления к контрактному управляющему этой информации он должен эти изменения разместить в ЕИС хотя бы за день до публикации извещения о конкурентной закупке.
Своевременная подготовка документации, извещений или обоснования закупки у единственного поставщика, проектов контрактов
Хорошо, если контрактный управляющий имеет представление о том, какие закупки могут или должны быть проведены в ближайшее время. К сожалению, такое бывает не всегда. Но, тем не менее, всегда можно выделить закупки, которые заказчик проводит регулярно. Например, медицинские учреждения приобретают расходники и лекарственные средства, детские сады — продукты питания, все пользуются коммунальными услугами. Желательно определить подобные процедуры для конкретного заказчика и разработать документы — документацию, техническое задание и.т.д.
Отдельное внимание стоит уделить обоснованию цены — нужно не только выбрать правильный метод, но и успеть, если это необходимо, направить поставщикам запросы и получить ответы. Для этого придется хорошо изучить рынок соответствующих товаров или услуг или делегировать этот вопрос сотруднику, которому проще по роду занятий разобраться в конкретной теме. Не забывайте, что при некоторых видах закупок у единственного поставщика также нужно публиковать извещения.
При подготовке документации, определении технических параметров закупаемых товаров необходимо:
-
соблюдать требования нацрежима (запрет и ограничение допуска определенных товаров на российский рынок, квотирование – см. ПП РФ № 616 и 617 от 30.04.2020 г., Приказ Минфина № 126н, ПП № 2014 от 03.12.2020 г. а также отраслевые акты);
-
соблюдать квоты на закупку у СМП и СОНКО;
-
следить за соблюдением лимитов по закупкам у единственного поставщика, в том числе для малых электронных закупок. В принципе, этот вопрос лучше решить в рамках распределения закупок на предстоящий год, но корректировка может потребоваться по мере исполнения.
Сопровождение текущих закупок
Для конкурентных закупок важно, чтобы соблюдались сроки — публикации извещения, внесения изменений в документацию/извещение или отмены всей закупки. Также нужно отслеживать запросы участников и своевременно реагировать на них. Следует помнить, что на размещение ответа дается всего 2 календарных дня, а сам контрактный управляющий далеко не всегда может дать квалифицированный ответ. Например, если речь идет о закупке электронного прибора или тех же лекарственных средств, ему понадобится как минимум консультация специалиста для написания ответа. А возможно, даже помощь в корректировке ТЗ.
На этапе определения победителя и заключения контракта от контрактного управляющего требуется подготовка протоколов и размещение их в ЕИС, а также направление победителю проекта контракта.
Внесение информации в реестр контрактов
Помимо реквизитов закупки нужно внести через ЕИС сведения об источнике финансирования, данные из контракта (дата заключения, цена, единица цены, объект, страна происхождения или производитель), прикрепить сам контракт, подписанный усиленными ЭЦП. Также учтите, что сделать это можно только при положительном результате казначейской проверки. В дальнейшем может понадобиться внесение дополнительных сведений об изменении контракта, и обязательно нужно будет вносить информацию об исполнении или расторжении.
Участие в проверках контролирующих органов
Они проводятся как органами антимонопольной службы, так и органами казначейства или региональными властями. План проверок составляется и утверждается заблаговременно на целый год, информацию об этом можно посмотреть в ЕИС. Если заказчик попал в этот план, то желательно заранее привести в порядок документацию по закупкам за последние три года. Проверки в рамках прокурорского надзора тоже могут быть плановыми.
Вне зависимости от характера деятельности заказчика от контрактного управляющего требуется жесткое соблюдение сроков. Часто они нарушаются по обстоятельствам, которые объективно от него не зависят, но это не освобождает его от ответственности, в том числе административной. Чтобы снизить риски для себя, контрактному управляющему стоит продумать и отработать алгоритм взаимодействия с другими подразделениями — сроки предоставления информации, решить с руководством вопросы о назначении лиц, ответственных за выполнение поручений, связанных с закупками. По-возможности стоит отразить все это в должностных инструкциях и других внутренних документах, приказах. Контрактному управляющему важно своевременно получать от бухгалтерии информацию об оплате, а от отделов, которым нужен предмет закупки, — ТЗ и документы о приемке/отказе от приемки и.т.д.
Также следует максимально систематизировать внутреннюю работу и организовать документооборот так, чтобы было легко отсортировать информацию по различным закупкам — отдельно по конкурентным и не конкурентным, по кодам ОКПД2, по процедурам, стадиям, отследить поступление денежных средств или выявить просрочку исполнения.
Нужен быстрый и удобный доступ ко всем документам закупки — документации, извещениям, протоколам, контрактам и допсоглашениям к ним, актам, счетам-фактурам, товарораспорядительным документам, документам, подтверждающим оплату или поступление финансирования. Так сам управляющий допустит меньше ошибок, а в случае проверки сможет быстро к ней подготовиться.