.png)
Высокая загруженность на работе — проблема большинства руководителей. Ситуация, когда нет ни минуты свободного времени, а необходимые задачи все же не выполняются своевременно, далеко не редкость. Фото рабочего дня обычно помогает выяснить причину этой проблемы. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали здесь.
Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.
Что такое ЗРС
Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника». Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.
ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.
ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.
Как ЗРС помогает освободить время
Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.
Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.
Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.
Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты.
Как составить ЗРС
Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.
ЗРС состоит из трех блоков:
-
описание проблемы;
-
данные по ситуации;
-
предлагаемое решение.
С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.
Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл.
Как внедрить ЗРС
Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.
Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.
В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.
Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.
Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.
Преимущества ЗРС
Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.
Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.
При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.
Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.
