- Для чего необходимо фото рабочего дня
- Виды фотографии рабочего дня
- Как сделать фотографию рабочего дня
- Как вести фотографию рабочего дня
- Обработка результатов
- Советы
Эффективное использование трудовых ресурсов — одна из наиболее важных задач каждого руководителя. На выполнение одинаковой задачи сотрудникам может потребоваться разное время. Поэтому поручать ее логичнее тому, кто справляется быстрее остальных. Фотография рабочего дня (ФРД) — это эффективный и действенный инструмент, позволяющий точно определить, на что тратится рабочее время сотрудника, и максимально оптимизировать его деятельность.
Для чего необходимо фото рабочего дня
ФРД — это хронометраж рабочего времени, буквально поминутная запись всех действий работника. Решение о составлении документа принимается руководителем. В зависимости от поставленной задачи может использоваться индивидуальная или групповая методика.
Многие сотрудники используют рабочее время для решения личных проблем. Зачастую люди даже не отдают себе отчета, насколько много времени это отнимает. А ведь из-за этого поставленные задачи выполняются медленней или не в полном объеме. Один перекур или разговор по телефону не кажется значительным нарушением рабочего процесса. Но в совокупности половина трудового дня может тратиться на вот такие мелкие, не касающиеся профессиональной деятельности, вещи.
Не менее важно и грамотное распределение обязанностей. Некоторые работники машинально выполняют чужие обязанности, не имеющие отношения к их должности. Результатом обычно становится нехватка времени на нужные действия. Особенно часто это происходит при масштабировании компании и передаче функций другим работникам. То есть, по факту задача передана другому человеку, а выполняет ее прежний сотрудник. В результате в одном процессе участвуют два работника, часто мешающих друг другу. Как правило, нормального рабочего результата в таком случае не получается.
Не менее важно фото рабочего дня и для руководителей. Оно позволяет наглядно увидеть, как много времени уходит на нецелевые задачи. Например, на вопросы сотрудников, при том, что все ответы зачастую можно найти в регламенте или описании функций должности.
Благодаря хронометражу можно более эффективно распределять задачи. То есть, поручить определенный процесс сотруднику, который справится с ним быстрее всех.
Фото рабочего дня позволяет:
-
определить методы повышения эффективности труда;
-
выявить, какой работник справляется с поставленной задачей быстрее;
-
установить, как тратится рабочее время;
-
найти методы оптимизации бизнес-процессов;
-
установить критерии делегирования обязанностей между сотрудниками и отделами;
-
определить эффективность сотрудников и отделов;
-
установить оптимальные нормы для выполнения той или иной задачи;
-
определить причины невыполнения норм и потерь времени.
Виды фотографии рабочего дня
Вид ФРД выбирают в зависимости от поставленных задач. Наиболее информативной является индивидуальная или самофотография. Данная методика подразумевает, что сотрудник самостоятельно фиксирует собственные действия в течение рабочего дня. Спустя неделю или месяц проводится анализ собранных документов, по которому делается заключение.
Данный метод очень удобен, так как не требует привлечения дополнительных ресурсов или специалистов. Но здесь одним из основных факторов для успешного сбора информации является заинтересованность самого работника, его честность и скрупулезность в ведении хронометража.
Например, если работник много времени тратит на посещение соцсетей, болтовню с коллегами и перекуры, он не станет честно это фиксировать. В таком варианте более вероятна подтасовка результатов с целью показать, насколько велика рабочая загруженность у работника.
Однако выход из ситуации все же есть. Достаточно сделать несколько контрольных звонков и посмотреть, как они отражены в фотографии. Например, попросить коллег позвонить с нерабочей целью. Также эффективным является назначение тайного сотрудника. Работники не должны знать, какая задача возложена на такого работника. При этом тайный агент выборочно фиксирует время, когда тот или иной сотрудник выполняет какую-либо функцию. После результаты сверяют.
Групповая фотография применяется для исследования слаженности работы определенного отдела. Она позволяет оценить эффективность взаимодействия между сотрудниками и установить, кто является более продуктивным, а кто тормозит процесс.
Комплексная фотография рабочего дня похожа на групповую, но применяется для определения согласованности работы между разными отделами.
Как сделать фотографию рабочего дня
Чаще всего для определения потерь рабочего времени используют индивидуальную или самофотографию. Определенного стандарта для такого документа нет. Обычно его разрабатывают в виде таблицы.
Например, так:
-
Первая колонка фиксирует действие.
-
Вторая — отражает время, когда сотрудник начал его выполнять.
-
Третья — время окончания или прерывания действия.
-
Четвертая — должность, к которой относится данная функция.
-
Пятая — оборудование, используемое для выполнения задачи.
-
Шестая — общее затраченное время.
-
Седьмая — результат.
Как вести фотографию рабочего дня
Прежде всего необходимо запомнить, что фиксируется каждое действие вплоть до посещения туалета и переговоров по телефону с женой. Только такой подход позволяет получить действительно полезную информацию.
Если какое-либо действие прерывается неожиданным звонком или вопросом от коллеги, в документе следует указывать время начала выполнения другой функции. Особенно это важно для руководителя. Благодаря такому нехитрому способу вы увидите, сколько рабочего времени тратится на консультации и другие действия, не являющиеся вашей прямой обязанностью.
Справка! Избавиться от бесконечных вопросов и непродуктивных обсуждений можно при помощи введения системы ЗРС (законченная работа сотрудника). Это электронный или бумажный документ, в котором отражены претензии сотрудника, все важные данные и методы решения. Так как в письменном виде работники будут изъясняться кратко и по делу, вы сохраните немало времени, избавитесь от споров и ненужных диалогов.
Обработка результатов
Чтобы статистика была информативной и ее можно было использовать на благо компании, вести ФРД необходимо ежедневно не менее недели. Лучше всего месяц. В конце проводятся подсчеты затраченного на каждую функцию времени, анализируется, к какой должности относится то или иное действие, соответствует ли оно профессиональным обязанностям сотрудника.
По результатам принимается решение о передаче определенных процессов другим работникам (если загрузка слишком велика для одного человека) или оптимизации рабочего дня. Обычно уже после первой недели работник сам понимает моменты нецелевого использования времени и устраняет их.
Советы
Фото рабочего дня на первый взгляд кажется громоздким и сложным процессом. Однако польза от него колоссальная. На практике можно столкнуться с противодействием сотрудников. У многих процедура вызывает определенный эмоциональный дискомфорт, ощущение психологического давления и слежки. Но это состояние проходит уже через 2-3 дня.
Если недовольство сотрудников слишком сильное, можно провести разъяснение, что процесс необходим не для вторжения в личное пространство, а для оптимизации рабочего процесса. В крайних случаях применяются программы слежения. Они делают это незаметно и позволяют избежать негатива со стороны коллектива. Однако в такой ситуации сводится на нет воспитательная часть процедуры. Кроме того, этичность тайного слежения до сих пор остается под большим вопросом.
