Инструкция по воинскому учету в организациях

• Требования к воинскому учету в организациях в 2025 году
• Формы воинского учета: для чего нужны и когда сдавать
• Как правильно заполнить формы воинского учета (№6, №18, №19) в 2025 году
• Образцы и бланки: где взять и как использовать
• Ответственность за нарушения и проверка учета
• Санкции и штрафы за нарушения правил воинского учета
• Курсы повышения квалификации для кадровиков дистанционно

Требования к воинскому учету в организациях в 2025 году

Кто подлежит учету

Воинский учет обязателен для всех мужчин, работающих в организации, если они состоят на воинском учете — независимо от их текущего статуса: призывники, офицеры запаса, военнообязанные. Также этот порядок распространяется на женщин, обладающих военно-учетной специальностью.

Форма собственности компании — неважна: будь то госструктура, частная компания или муниципальное учреждение, обязанности по учету одинаковы. Исключение — индивидуальные предприниматели, даже с наемными работниками. Им учет вести не нужно. Об этом сказано в п. 7 ст. 8 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и постановлении Президиума ВАС от 14.04.2009 № 13798/08. Военкоматы нередко направляют индивидуальным предпринимателям запросы о военнообязанных сотрудниках и требуют вести воинский учет, однако по закону такая обязанность установлена только для организаций (ст. 21.4 КоАП). Поэтому ИП не обязаны, но имеют право вести воинский учет своих наемных работников на добровольной основе.

Что нового в 2025 году

С ноября 2024 года заработал Единый электронный реестр воинского учета (ЕЭРВУ). Это централизованная цифровая система, объединяющая данные обо всех военнообязанных гражданах и местах их трудоустройства.

Теперь компании обязаны направлять сведения в электронном виде. Бумажные документы остаются допустимыми, но носят вспомогательный характер и не являются основным каналом коммуникации с военкоматами.

Кто отвечает за учет в организации

Ответственность за организацию учета лежит на:

• Руководителе предприятия;

• Назначенном ответственном (обычно специалист по кадрам, оформленный приказом);

• В крупных организациях — на профильном сотруднике отдела кадров или воинского учета.

Важно: при нарушениях или отсутствии учета ответственность несут как конкретный исполнитель, так и руководство компании.

В России существует два вида воинского учета: общий и специальный. Общий воинский учет ведется в отношении всех граждан, подлежащих призыву или пребывающих в запасе. Его цель — обеспечить своевременное оповещение, призыв и комплектование Вооруженных сил. Такой учет обязаны вести все организации, независимо от формы собственности, при наличии у сотрудников соответствующего статуса.

Специальный воинский учет применяется в отношении граждан, которые по своему опыту, образованию или профессии могут быть задействованы в мобилизационный период в определенных должностях. Его ведение требует соблюдения дополнительных правил и, как правило, осуществляется в тесном взаимодействии с военными комиссариатами.

Один клик по баннеру и вы попадёте в официальный канал АБИУС в мессенджере MAX 

Формы воинского учета: для чего нужны и когда сдавать

В 2025 году компании используют три ключевые формы, каждая из которых имеет четкое назначение и срок подачи.

Форма №6

Что содержит:
Сводная информация о всех сотрудниках, состоящих на воинском учете: ФИО, должности, звания, наличие брони.

Когда подавать:
Ежегодно, не позднее 1 апреля текущего года.

Для кого:
Для всех организаций, где есть хотя бы один военнообязанный работник.

Форма №18

Назначение:
Уведомление об отсутствии военнообязанных в штате. По сути — подтверждение, что организация не ведет воинский учет, так как на то нет оснований.

Срок:
Также до 1 апреля.

Подается:
Если в штате — ни одного сотрудника, подлежащего воинскому учету.

Форма №19

Содержимое:
Обобщенные данные о численности работников, открытых вакансиях, возможностях для мобилизационного развертывания.

Особенности:
Предоставляется по требованию военкомата или при изменении сведений, например, при массовом найме или сокращении.

Как правильно заполнить формы воинского учета (№6, №18, №19) в 2025 году

Форма №6: инструкция по заполнению

Основные поля:

• Название организации;

• Должности, подлежащие бронированию;

• Количество сотрудников по каждой должности;

• Число военнообязанных (по воинским званиям);

• Количество забронированных и незабронированных сотрудников.

Форма подписывается ответственным лицом, заверяется печатью организации.

Форма №18: уведомление об отсутствии военнообязанных

Содержит:

• Полное название организации;

• Юридический и фактический адрес;

• ИНН, ОГРН;

• Сведения о руководителе;

• ФИО и должность лица, ответственного за воинский учет (если назначено);

• Подписи и печать.

Форма №19: кадровая информация

Разделы формы:

• Общая численность работников;

• Число занятых и вакантных должностей;

• Количество сотрудников с военно-учетной специальностью;

• Данные о возможности пополнения вооруженных сил.

Типичные ошибки

• Несоответствие фактической численности и данных формы;

• Пропущенные строки или пустые поля;

• Отсутствие подписи ответственного;

• Старые версии бланков.

Чтобы избежать ошибок:

• Обновляйте данные минимум раз в квартал;

• Сравнивайте формы с реестрами кадров;

• Используйте только утвержденные шаблоны

Образцы и бланки: где взять и как использовать

Где найти актуальные формы

Организации могут использовать формы, утвержденные соответствующими ведомственными нормативами. Бланки доступны в электронных системах кадрового учета, а также в документации программ 1С, «Контур», «ТурбоДок», СБИС и других.

Важно проверять актуальность шаблонов — при изменении реквизитов или структуры форм использование устаревшего бланка считается нарушением. 

Дополнительно получить актуальные шаблоны можно при прохождении курса повышения квалификации «Организация воинского учета» в Академии бизнеса и управления системами. В программу включены все необходимые бланки, образцы заполнения и чек-листы, которые можно использовать в работе сразу после обучения.

Электронные версии

Рекомендуется вести учет в электронном виде:

• Формы можно заполнять в Excel, Word или специализированных сервисах;

• Подпись осуществляется ЭЦП;

• Электронные формы хранятся в локальных и облачных архивах, с разграничением доступа.

Советы по ведению электронных форм:

• Создайте отдельную папку по каждому отчетному году;

• Используйте наименования файлов с датами и формами (например, форма6_2025.xlsx);

• Не допускайте редактирования исходников без резервной копии;

• Обеспечьте шифрование конфиденциальных данных.

Телеграм-канал по кадровому делопроизводству Курс | Кадры для слушателей и выпускников Академии ждет вас! Полезные статьи, разборы экспертов КДП, общение с коллегами и многое другое. Присоединяйтесь!

Ответственность за нарушения и проверка учета военнообязанных в организации

Как подготовиться к проверке

• Назначить ответственное лицо за ведение воинского учета приказом руководителя.

• Актуализировать все формы и документы, связанные с воинским учетом.

• Обеспечить надлежащее хранение документов в соответствии с установленными требованиями.

• Периодически проводить внутренние аудиты состояния воинского учета.

• Проходить обучение и повышение квалификации по вопросам воинского учета.

Как проходит проверка

Военкоматы могут инициировать проверку:

• Планово — раз в 3–5 лет;

• Внепланово — при мобилизации, жалобах или сбоях в передаче данных.

В ходе проверки анализируют:

• Наличие и актуальность форм воинского учета;

• Правильность заполнения;

• Сведения о бронировании;

• Личный состав, состоящий на учете;

• Приказы о назначении ответственного.

Санкции и штрафы за нарушения правил воинского учета

Нарушение правил учета влечет административную ответственность:

• Должностное лицо — штраф от 40 000 до 50 000 руб.;

• Юридическое лицо — штраф от 350 000 до 400 000 руб.

Отягчающими обстоятельствами считаются:

• Повторные нарушения;

• Сокрытие информации о сотрудниках;

• Отказ от взаимодействия с военкоматом.

Чтобы избежать штрафов и предписаний от надзорных органов, необходимо:

• регулярно проводить внутренний аудит состояния воинского учета: проверять наличие всех форм, актуальность данных и корректность оформления;

• следить за сроками: все уведомления, отчеты и формы должны подаваться в установленный законом период;

• вести переписку с военкоматом документально — с сохранением копий направленных и полученных писем;

• обновлять знания по требованиям воинского учета — следить за изменениями в законодательстве и нормативных актах;

• подтверждать квалификацию ответственного сотрудника — при необходимости направлять его на дополнительное обучение по организации воинского учета.

Нарушения порядка ведения учета, задержки в подаче данных или отсутствие актуальной информации могут привести к административной ответственности. Штрафы могут быть наложены как на организацию, так и на конкретного сотрудника, ответственного за учет. В случае повторных или грубых нарушений возможна приостановка деятельности или проведение внеплановой проверки.

Правильная организация воинского учета снижает риски и обеспечивает соблюдение законодательства. Это важно не только для проверки со стороны военкомата, но и в случае мобилизационных мероприятий или запросов из других государственных органов.

Академия бизнеса и управления системами предлагает курсы повышения квалификации для специалистов по кадровому делопроизводству. Программы обучения соответствуют требованиям профстандартов:

• Организация воинского учета в организации — воинский учет обязателен для всех работодателей, и с каждым годом требования становятся строже: вводятся цифровые реестры, увеличиваются штрафы, усиливается контроль. Программа курса поможет разобраться в действующем законодательстве, научит выстраивать эффективную систему учета, корректно заполнять документы и взаимодействовать с военкоматами. Обучение включает видеолекции эксперта, шаблоны форм и чек-листы, что делает курс максимально прикладным и удобным для практики. Подходит кадровым специалистам, бухгалтерам и руководителям, ответственным за воинский учет.

• Кадровое делопроизводство — программа повышения квалификации, направленная на систематизацию и углубление знаний в области управления персональной документацией. Курс позволяет овладеть полным циклом кадрового документооборота: от оформления приемов и увольнений до взаимодействия с госорганами. Важные темы — теоретические основы кадрового делопроизводства, ведение документации по учету и движению сотрудников, применение профстандартов. Обучение поможет выстроить четкую и законодательно корректную систему кадровых процессов в организации, снизить риски проверок и упростить взаимодействие с надзорными органами.

• Документационное обеспечение управления (делопроизводитель) — курс повышения квалификации, ориентированный на специалистов, которые занимаются документооборотом в организациях. Программа помогает актуализировать знания в области современного электронного делопроизводства, освоить технологии хранения и систематизации документов, а также научиться правильно оформлять и обрабатывать служебные дела. Слушатели получат комплексное представление о правилах документационного обеспечения, узнают, какие последствия могут повлечь ошибки в работе с документами и какую ответственность несут должностные лица за их несоблюдение. Курс будет полезен как начинающим, так и практикующим делопроизводителям.

Курсы повышения квалификации для кадровиков дистанционно

1. Подайте заявку на странице интересующей вас программы:

• Кадровое делопроизводство;

• Организация воинского учета в организации;

• Документационное обеспечение управления (делопроизводитель).

1. Далее оплатите счет-оферту. На электронную почту, указанную в заявке, вам придут логин и пароль для входа в систему дистанционного обучения (СДО). Наша образовательная платформа устроена таким образом, чтобы вы могли изучать лекции, смотреть видеоматериалы, сдавать тесты с любого устройства (смартфона, компьютера, планшета) в любое удобное для вас время 24/7.

2. Если во время обучения возникнут какие-то вопросы, вы всегда можете обратиться к вашему куратору - его контакты указаны в личном кабинете слушателя в СДО. 

3. Материалы программ повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и «Делопроизводитель» в Академии бизнеса и управления системами разработаны в полном соответствии с требованиями профессиональных стандартов «Специалист по управлению персоналом» (Приказ Минтруда России от 09.03.2022 109н) и «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ Минтруда России от 15.06.2020 333н). Программы регулярно обновляются и дополняется, поэтому вы получите все актуальные знания для работы кадровиком. 

4. Доступ к учебным материалам сохранится еще 6 месяцев после окончания вашего обучения. Также вы получите бесплатный доступ на 1 год к электронной библиотеке Академии с огромным количеством книг, статей и методических пособий по теме. 

5. Обучение займет от 1 недели до 1 месяца (в зависимости от программы). Действуют скидки, специальные предложения и рассрочка для слушателей. 

6. После сдачи итогового теста вы получите удостоверение о повышении квалификации по выбранной специальности. Документ подтверждает обновление ваших профессиональных знаний и развитие актуальных компетенций в данной сфере. Данные о документах, выданных Академией, обязательно заносятся в базу данных ФИС ФРДО, что делает их официальным документом на всей территории Российской Федерации.

7. Документ направляется Почтой России в любую точку страны бесплатно.