Электронным актированием часто называют процедуру приемки товаров или услуг по государственным контрактам в виде электронного документа через ЕИС. С 01 января 2020 ЕИС обладает соответствующим функционалом для электронной приемки.
Ранее предполагаюсь, что обязательной электронная приемка станет уже с июля 2020 года, но законопроект, предусматривающий соответствующие изменения в Федеральный закон от 05.04.2013 №44-ФЗ, еще находится в стадии разработки. Сейчас электронная приемка возможна при согласии сторон контракта (Заказчика и Поставщика).
- Электронные документы о приемке
- Процедура электронного актирования
- Полная приемка
- Частичная приемка
- Отказ от приемки
- Преимущества и недостатки электронной приемки
Электронные документы о приемке
В совместном Письме Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126@ от 18.12.2019 г., предлагается оформлять приемку товаров услуг и работ по контрактам универсальным передаточным документом в ЕИС (УПД).
УПД должен быть создан в системе ЕИС и подписан ЭЦП, в таком случае документ о приемке считается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанном собственноручными подписями, и является основанием для оплаты.
Электронный документ, сформированный в ЕИС в рамках исполнения контракта, может быть затребован налоговыми органами и передан по телекоммуникационным каналам связи. Аналогичным образом могут быть представлены приложения к документу о приемке.
В ЕИС могут в качестве первичного учетного документа быть сформированы:
- УПД (передаточный документ – (акт));
- УПД (счет-фактура +передаточный документ (акт));
- Счет-фактура.
До того, как электронная приемка станет обязательной, Заказчикам предлагается предусматривать в контрактах:
- возможность составление актов в электронной форме через ЕИС;
- возможность использования УПД в качестве первичных учетных документов и использования корректировочных документов к ним;
Чтобы Поставщик смог сформировать УПД, такая техническая возможность должна быть открыта Заказчиком в ЕИС.
У Поставщика в ЕИС должны быть права на просмотр списка контрактов и создание (подписание) документов об исполнении контракта, доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание таких документов.
Процедура электронного актирования
Поставщик, авторизовавшись в личном кабинете ЕИС
- выбирает необходимый контракт или этап контракта;
- создает первичный учетный документ и заполняет поля, если они не были заполнены автоматически.
Так, вручную заполняются сведения о количестве товаров, артикулах товаров, данные таможенной декларации. Отдельные виды контрактов имеют свои особенности: в отношении лекарственных препаратов заполняются также сведения о сроках годности, размерах оптовых надбавок.
ЕИС дает также возможность заполнить необязательные поля и указать дополнительные сведения, например, о грузоотправителе и грузополучателе.
- подписывает электронный документ ЭЦП;
- отгружает Товар (передает результаты выполненных работ или оказанных услуг) и передает Заказчику распечатанный из ЕИС электронный документ (электронный акт) на бумажном носителе.
Полная приемка
В случае, если Заказчик согласен полностью принять товар (выполненные работы, оказанные услуги), он:
- передает Поставщику бумажную расписку о получении товаров, работ или услуг;
- производит приемку товаров, работ или услуг. В случае, если приемка ведется комиссией, то все члены комиссии должны подписать акт о приемке в бумажном виде. Также в бумажном виде подписываются документы о проведении экспертизы;
- авторизуется в личном кабинете и находит соответствующий контракт (этап контракта) со статусом «Ожидает подтверждение получения» и проверяет электронный акт;
- заполняет поля электронного акта;
- прикрепляет подписанные сканы бумажного акта (при необходимости – сканы других документов);
- подписывает электронный акт ЭЦП и направляет Поставщику;
- производит оплату по контракту (этапу контракта);
- размещает информацию и документы об исполнении контракта в реестре контрактов.
Частичная приемка
Если Заказчик готов произвести только частичную приемку, то помимо подписания бумажного акта о приемке он готовит и подписывает мотивированный отказ от приемки. Оплату производит только за принятые товары и услуги.
Поставщик формирует корректировочный документ, указывает в нем только те товары (работы или услуги), которые были приняты Заказчиком, подписывает его ЭЦП и направляет Заказчику через ЕИС.
Корректировочный документ проверяется Заказчиком в том же порядке, что и электронный документ о приемке.
Отказ о приемки
В случае отказа от приемки, Заказчик указывает на это в электронном передаточном документе и заполняет поля с обоснованием отказа по каждой позиции. При направлении документов Поставщику через ЕИС прикрепляется скан бумажного документа – мотивированного отказа от приемки.
При согласии с отказом от приемки Поставщик устраняет выявленные нарушения в срок, предусмотренный контрактом, далее направляет документы и передает результаты исполнения контракта повторно. Он может обжаловать решение Заказчика в той части, в которой он с отказом от приемки не согласен.
Преимущества и недостатки электронной приемки
Преимущества:
- Прозрачность процедуры закупки для участников закупок и контролирующих органов.
- Отсутствие противоречий между данными бухгалтерского учета и ЕИС, так как для целей бухучета принимаются документы, сформированные ЕИС.
- Упрощение и ускорение процедуры проверки документов, уменьшение бумажного документооборота.
Среди недостатков можно выделить:
- Сложность устранения ошибок, допущенных при заполнении данных (такие ошибки «подтягиваются» при формировании электронных документов, из-за того, что поля заполняются автоматически).
- Сложность унификации процедуры: разные виды контрактов имеют свою специфику, нужны разные реквизиты документов.
- Невозможность на данный момент применения электронного актирования при работе с типовыми контрактами.
Электронное актирование в ЕИС призвано выступать гарантом достоверности данных о качественном исполнении контракта. Пока же специалисты в сфере закупок продолжают задаваться целым рядом вопросов, связанных с практикой применения нового инструмента.
Нужно ли дублировать документы о приемке товаров, работ, услуг, подписанные в электронной форме, бумажным вариантом?
Если полагаться на Письмо Федерального казначейства и ФНС №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, документ о приемке ТРУ, сформированный и подписанный электронно-цифровой одписью в ЕИС, признается развнозначным документу на бумажном носителе, подписанном "живой" подписью. Таким образом, электронное актирование не требует дублирования бумажным жокументооборотом.
Является ли электронное актирование правом или обязанностью заказчика?
Пока электронные документы о приемке являются правом заказчика. Обязательным оно может стать весной 2021 года, если будут внесены соответствующие поправки в Закон 44-ФЗ.
Коллеги, если у вас появились вопросы, связанные с порядком применения электронного актирования, пишите их в комментариях к статье. Наши преподаватели-практики в сфере закупок обязательно на них ответят. Всем бесперебойной работы ЕИС!
