Новые правила расчёта отпускных с 1 сентября 2025: инструкция и примеры

С 1 сентября 2025 года изменился порядок расчёта отпускных в России. Теперь в формулу будут включаться квартальные и годовые премии, а также все денежные поощрения, закреплённые системой оплаты труда. По словам экспертов, такие поправки делают выплаты более справедливыми: у большинства сотрудников отпускные увеличатся, особенно там, где ранее премии не учитывались.

Дополнительно вводится механизм индексации среднего заработка при масштабном повышении окладов или тарифных ставок в компании, филиале или подразделении. Разберём, чем отпускные отличаются от зарплаты, какие правила расчёта действуют сейчас и какие вступили в силу с 1 сентября 2025 года, как увеличить выплаты за счёт грамотного планирования, а также какие нюансы нужно учитывать сотрудникам и работодателям.

Отпускные и зарплата: в чём разница

Многие сотрудники воспринимают отпускные как часть своей зарплаты, но это две разные выплаты, которые регулируются отдельными нормами трудового законодательства. Зарплата — это вознаграждение за фактически отработанное время или выполненный объём работ. Она зависит от оклада, тарифной ставки, бонусов и системы премирования, закреплённой в компании.

Отпускные же представляют собой компенсацию за период отдыха, когда работник временно освобождается от выполнения обязанностей, но сохраняет право на доход. Рассчитываются они не исходя из фиксированного оклада, а на базе среднего заработка за предыдущие 12 месяцев. Именно поэтому итоговая сумма почти всегда меньше привычной зарплаты: в расчёт не попадают дни болезни, простоя, командировок без сохранения заработка.

Кроме того, важно помнить о налогах. На отпускные распространяется стандартный порядок удержания НДФЛ, и часть суммы перечисляется в бюджет, что дополнительно сокращает выплату «на руки». Работники часто удивляются: «Почему отпускные меньше, чем зарплата?» — ответ кроется в особенностях формулы: в отличие от зарплаты, они не зависят от календарного месяца, а завязаны на среднем дневном заработке и количестве предоставленных отпускных дней.

Отпускные нельзя отождествлять с зарплатой. Это самостоятельный вид выплаты, который гарантирует человеку материальную поддержку на время отдыха, но при этом рассчитывается по особым правилам. Для работников важно заранее понимать механизм начисления, чтобы верно планировать отпуск, а для работодателей — грамотно соблюдать сроки и правила выплат, чтобы избежать претензий и штрафов.

Один клик по баннеру и вы попадёте в официальный канал АБИУС в мессенджере MAX 

Право на отдых: сколько дней положено и как это учитывается

Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это право закреплено в Трудовом кодексе РФ и не зависит от должности или сферы деятельности. Минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней в году, однако для некоторых категорий работников отпуск длиннее. Например, педагогические работники, сотрудники вредных производств или люди, трудящиеся на Крайнем Севере, могут рассчитывать на дополнительные дни.

Отпуск предоставляется не только «целым куском». Работодатель и сотрудник могут договориться о разделении его на части. При этом одна из частей обязана составлять не менее 14 календарных дней, а остальные дни можно использовать более гибко — например, присоединяя к праздничным датам. Такой подход позволяет грамотно распределять отдых в течение года и лучше сочетать его с рабочими графиками.

Право на использование дней отдыха возникает у сотрудника после шести месяцев непрерывной работы. Но есть ситуации, когда отпуск можно взять раньше: например, у женщин перед декретом или у несовершеннолетних работников, у почётных доноров и т.д.

Если говорить о подсчёте отпускных дней, то здесь всё достаточно прозрачно: в расчёт включаются календарные дни, то есть вместе с выходными. Исключение составляют только государственные праздники — они не уменьшают длительность отпуска, а фактически продлевают его. Именно поэтому отдых в майские или новогодние каникулы может оказаться более выгодным: сотрудник получает дополнительное время, не теряя в доходе.

Формула отпускных: как считается средний заработок

Главный вопрос, который возникает у работников перед отпуском, — как правильно рассчитать отпускные и от чего зависит их итоговая сумма. Законодательство закрепляет единый принцип: оплата рассчитывается исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев.

Расчётный период

В основу формулы берётся доход сотрудника за год, предшествующий месяцу ухода в отпуск. В него включаются все выплаты, связанные с трудовой деятельностью: оклад, премии, надбавки, доплаты за переработки и ночные смены. Исключаются только больничные, командировочные компенсации, пособия и иные социальные выплаты, которые не относятся к заработку.

Формула среднего заработка

1. Суммируется весь доход за расчётный период.
2. Полученный результат делится на 12 месяцев и на условные 29,3 дня (среднемесячное количество календарных дней).
3. Результат — это среднедневной заработок.
4. Среднедневной заработок умножается на количество отпускных дней.

Формула выглядит так:

Отпускные = (Сумма выплат за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3) × количество дней отпуска

Пример расчёта

Сотрудник за последний год заработал 720 000 рублей (в среднем по 60 000 рублей в месяц). Он идёт в отпуск на 14 календарных дней.

1. Среднедневной заработок: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2047,05 руб.
2. Итоговая сумма: 2047,05 × 14 = 28 658,70 руб.

Это и есть размер отпускных до удержания НДФЛ. На руки сотрудник получит меньше, так как с суммы удерживается 13% (или 15% для доходов свыше 5 млн рублей в год).

Особые случаи

• Если сотрудник работал меньше 12 месяцев, берётся фактически отработанный период.
• При отсутствии заработка за расчётный период в формуле учитывается оклад, установленный в трудовом договоре.
• При увеличении числа премий (например, квартальных и годовых) сумма отпускных возрастает, так как они включаются в базу расчёта.

Таким образом, формула расчёта отпускных проста, но на практике бухгалтерии приходится учитывать множество нюансов: периоды отсутствия, дополнительные доходы и исключаемые выплаты. Работнику полезно понимать общий принцип, чтобы уметь проверить правильность начислений.

Сроки и налоги: что важно знать

Правильный расчёт отпускных — это лишь половина дела. Не менее важно, когда и как они выплачиваются, а также какие налоги удерживаются. Эти детали напрямую влияют на финальную сумму, которую сотрудник получит на руки.

Сроки выплаты отпускных

По закону работодатель обязан перечислить деньги не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это правило распространяется на все компании и организации, вне зависимости от их размера и формы собственности. Если работник уходит отдыхать с понедельника, то средства должны быть на его счёте уже в четверг предыдущей недели. Нарушение сроков грозит работодателю административным штрафом и возможными жалобами со стороны сотрудника.

На практике бухгалтерам часто приходится делать перерасчёт: если отпуск оформлен срочно или график изменился. Однако обязанность выплатить деньги заранее сохраняется, и в случае задержки начисляются компенсации.

Налоги на отпускные

Отпускные относятся к доходу сотрудника и облагаются стандартным налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Для большинства работников ставка составляет 13%, а для высокодоходных — 15% (если годовой доход превышает 5 миллионов рублей). Налог удерживается работодателем автоматически и перечисляется в бюджет.

Кроме того, с суммы отпускных работодатель обязан начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФОМС). Эти взносы не уменьшают выплату сотруднику напрямую, но увеличивают расходы компании.

Почему на руки приходит меньше, чем ожидается

Работники нередко задаются вопросом: «Почему отпускные меньше зарплаты?» Ответ кроется в налоговой нагрузке и особенностях формулы. Зарплата чаще всего включает фиксированный оклад и премии за текущий месяц, а отпускные базируются на среднем заработке за год. Если были периоды болезни, простоя или низкие доходы, итоговая сумма снижается. А удержание НДФЛ дополнительно сокращает результат.

Последствия ошибок

Ошибки в сроках или налогах могут стоить работодателю дорого. За задержку выплаты — штраф, за неверное удержание налога — претензии налоговой инспекции. Поэтому грамотная организация расчётов и контроль со стороны работника позволяют избежать споров.

Таким образом, отпускные — это не просто «часть зарплаты заранее», а особая выплата со своими правилами: деньги должны быть на счёте вовремя, а налоги удерживаются строго по закону.

Компенсация и нестандартные ситуации

Отпускные не всегда выплачиваются по стандартной схеме, когда сотрудник уходит отдыхать на несколько недель. В жизни встречаются разные обстоятельства: увольнение, переносы отпусков, болезни и простои. В этих случаях расчёт и выплаты имеют свои особенности.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Каждый работник имеет право использовать все положенные ему дни отдыха. Но если по каким-то причинам он не воспользовался ими, при увольнении организация обязана выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается так же, как и обычные отпускные: на основе среднего заработка за последние 12 месяцев.

Пример: сотрудник отработал год и не ушёл в отпуск. При увольнении он получает компенсацию за 28 календарных дней. Если за год его средний доход составил 720 000 рублей, то сумма компенсации будет эквивалентна полной выплате за эти дни.

Отпускные при увольнении

Иногда работник может взять отпуск с последующим увольнением. В этом случае отпускные выплачиваются заранее, а в последний день работы сотрудник получает окончательный расчёт и трудовую книжку. Работодатель обязан перечислить не только отпускные, но и все другие причитающиеся выплаты (зарплату, премии, компенсации).

Перерасчёты и корректировки

Бывают ситуации, когда уже выплаченные отпускные нужно пересчитать. Например:

• сотрудник во время отпуска заболел и предоставил больничный лист;
• в расчётный период включили выплаты, которые не должны учитываться;
• бухгалтер ошибся при определении количества календарных дней.

В таких случаях возможен перерасчёт: либо работнику доплачивают разницу, либо удерживают излишне начисленную сумму (с письменного согласия).

Особые категории работников

Некоторые категории сотрудников имеют льготы и дополнительные дни. Например, несовершеннолетние работники получают 31 день отпуска, а на Крайнем Севере предусмотрены удлинённые периоды отдыха. При увольнении все они также подлежат компенсации, даже если сотрудник отработал неполный год — расчёт идёт пропорционально.

Почему важно знать свои права

Сотрудники часто недооценивают значение компенсаций, считая, что «сгоревший отпуск» теряется. На самом деле работодатель обязан компенсировать неиспользованные дни. Исключение — если сотрудник сознательно переносит отпуск годами, нарушая график. Тогда часть дней может быть ограничена, но за последние два рабочих года компенсация положена всегда.

Таким образом, компенсация за отпуск и расчёт при увольнении — это гарантированные законом права. Понимание этих нюансов помогает сотрудникам избежать потерь, а работодателям — штрафов и трудовых споров.

Телеграм-канал Курс | Бухучет! Актуальные новости, советы экспертов, разборы интересных случаев. Присоединяйтесь!

Как получить больше: советы практиков

Вопрос, который волнует многих сотрудников, звучит просто: можно ли увеличить размер отпускных и как это сделать законным способом? На самом деле влияние работника на сумму существует, но оно связано скорее с грамотным планированием и пониманием правил расчёта, чем с прямым увеличением оклада.

Планируйте отпуск в «выгодное» время

Поскольку отпускные считаются исходя из дохода за последние 12 месяцев, важно учитывать, какие периоды попадают в расчётный год. Если в нём были высокие премии или дополнительные выплаты, лучше планировать отпуск сразу после этого периода. Так средний заработок будет выше, а значит, возрастёт и сумма отпускных.

Используйте премии и бонусы

В расчёт включаются годовые и квартальные премии, а также надбавки за переработки, ночные смены и совмещение должностей. Эксперты советуют по возможности не отказываться от премий «в зачёт», так как именно они могут существенно поднять среднедневной заработок.

Учитывайте больничные и простои

Больничные дни и периоды без сохранения зарплаты исключаются из расчётного периода. Это значит, что если в году было много таких дней, итоговые отпускные окажутся меньше. Поэтому выгоднее брать отпуск после «ровного» года без длительных перерывов.

Советы экспертов

1. Согласуйте даты заранее — так бухгалтерия успеет корректно рассчитать выплаты без спешки и ошибок.

2. Следите за начислением премий — если компания выплачивает их раз в квартал, лучше брать отпуск после премирования.

3. Храните документы — расчетные листки помогут проверить, всё ли учтено в базе для отпускных.

4. Сравнивайте расчёты — можно самостоятельно прикинуть сумму по формуле и сверить её с бухгалтерией.

Можно ли реально увеличить отпускные?

Да, но только в рамках закона. Повысить их можно за счёт:

• регулярных премий и бонусов;
• грамотного выбора времени отпуска;
• отсутствия длительных больничных и прогулов в расчётном периоде.

Нередко сотрудники думают, что отпускные «всегда меньше зарплаты» и это нельзя изменить. Но практика показывает: при правильном планировании итоговая сумма может быть вполне сравнима с месячным доходом, а иногда и выше, если в расчётный год попало несколько премий.

Таким образом, секрет увеличения отпускных прост: знать правила, следить за своим доходом и планировать отдых так, чтобы он попадал на наиболее выгодные периоды. А советы экспертов помогают избежать типичных ошибок и использовать все возможности, которые предоставляет закон.

Главные выводы для сотрудников и работодателей

С 1 сентября 2025 года правила расчёта отпускных изменились. Теперь в расчёт включаются все премии и денежные вознаграждения, что делает выплаты более прозрачными и приближенными к реальным доходам работника. При этом пособия, компенсации, командировочные и больничные по-прежнему в базу не входят.

Что это значит для сотрудников:

• Планирование отпуска стало ещё важнее. Выгоднее уходить отдыхать в месяцы, где больше рабочих дней (обычно свыше 21). В таком случае средний дневной заработок будет выше.
• Виды отпусков различаются. Ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), неоплачиваемый и отпуск по уходу за ребёнком — каждый регулируется отдельными нормами. Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска остаётся прежней — 28 календарных дней.
• Праздники не оплачиваются. Если на период отдыха выпадают официальные нерабочие праздничные дни, то они продлевают отпуск, но за них не начисляются деньги.

Как считаются отпускные

Отпускные представляют собой произведение среднего дневного заработка на количество дней отдыха. Средний дневной доход определяется исходя из календарных дней, что делает его ниже стоимости одного рабочего дня. Это объясняет, почему отпускные часто воспринимаются сотрудниками как «меньше зарплаты».

Сроки и налоги

• Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее, чем за три календарных дня до начала отдыха. Нарушение этого срока влечёт штрафы и претензии со стороны трудовой инспекции.
• На отпускные распространяется подоходный налог: от 13% до 22% для налоговых резидентов РФ и 30% — для нерезидентов.
• Работодатель также начисляет страховые взносы во внебюджетные фонды, что не влияет на сумму «на руки», но увеличивает расходы компании.

Итог

Новые правила расчёта делают выплаты более справедливыми, но требуют внимательности и от бухгалтеров, и от сотрудников. Работникам важно заранее планировать отпуск и учитывать периоды с высокими премиями, чтобы увеличить итоговую сумму. Работодателям же необходимо строго соблюдать сроки и порядок выплат, чтобы избежать претензий и штрафов.

Правильный расчёт отпускных — лишь один из элементов бухгалтерской работы. Чтобы уверенно ориентироваться во всех тонкостях законодательства, полезно пройти профессиональное обучение. В Академии бизнеса и управления системами разработаны специализированные онлайн-курсы по бухгалтерскому учёту, где теорию дополняют практические задания и разборы реальных кейсов. Такой формат помогает не только освежить знания, но и избежать ошибок в работе, которые могут дорого стоить компании.

Программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки по бухгалтерскому учёту бюджетного сектора предназначены для специалистов, работающих в государственных и муниципальных организациях. В рамках курсов слушатели изучают основы бухгалтерского учёта именно в бюджетной сфере, особенности формирования отчётности, а также правила применения федеральных стандартов. Обучение помогает освоить специфику планирования расходов, начисления заработной платы и отпускных в бюджетных учреждениях. Курсы повышения квалификации подойдут практикующим бухгалтерам, которые хотят актуализировать свои знания в области бюджетного учёта. Программа переподготовки будет нужна тем, кто хочет поменять профессию и начать свой путь в профессии бухгалтера. 

Курс профессиональной переподготовки «Бухгалтерский учёт в коммерческой сфере» ориентирован на специалистов коммерческих компаний, включая малый и средний бизнес. Программа охватывает полный цикл бухгалтерского учёта: от первичной документации до составления финансовой отчётности. Отдельные блоки посвящены расчёту зарплаты и отпускных, налоговым вычетам, а также работе с премиями и бонусами. Курс позволяет подготовиться к должности бухгалтера или главного бухгалтера в коммерческой организации.

Бухгалтерский учёт «1С: Бухгалтерия» — курс профессиональной переподготовки для тех, кто хочет освоить современный инструмент бухгалтерского учёта. На занятиях разбираются реальные практические задачи: начисление зарплаты, расчёт отпускных, учёт налогов и формирование отчётности в системе. Такой курс полезен как для новичков, так и для опытных бухгалтеров, которые хотят автоматизировать процессы и сократить количество ошибок в работе.

Курсы бухучёта в Академии бизнеса и управления системами онлайн

1. Подайте заявку на странице интересующей вас образовательной программы.

2. Далее оплатите счет-оферту. На электронную почту, указанную в заявке, вам придут логин и пароль для входа в систему дистанционного обучения (СДО). Наша образовательная платформа устроена таким образом, чтобы вы могли изучать лекции, смотреть видеоматериалы, сдавать тесты с любого устройства (смартфона, компьютера, планшета) в любое удобное для вас время 24/7.

3. Если во время обучения возникнут какие-то вопросы, вы всегда можете обратиться к вашему методисту - его контакты указаны в личном кабинете слушателя в СДО. 

4. Материалы программ в Академии бизнеса и управления системами разработаны в полном соответствии с требованиями профессиональных стандартов. Поэтому вы получите все необходимые знания для старта работы в новой должности. Программа регулярно обновляется и дополняется.

5. Доступ к учебным материалам сохранится еще 6 месяцев после окончания вашего обучения. Также вы получите бесплатный доступ на 1 год к электронной библиотеке АБиУС с огромным количеством книг, статей и методических пособий по теме. 

6. Обучение займет от 2 недель до 4 месяцев, в зависимости от программы. Действуют скидки, специальные предложения и рассрочка для слушателей. 

7. После сдачи итогового теста вы получите документы установленного образца, дающие вам право работать в выбранной сфере в любом государственном или частном учреждении. Данные о документах, выданных Академией бизнеса и управления системами, обязательно заносятся в базу данных ФИС ФРДО, что делает их официальным документом на всей территории Российской Федерации.

8. Документ направляется Почтой России в любую точку страны бесплатно. По желанию, можно оформить курьерскую доставку за дополнительную плату — уточняйте условия у менеджеров. 

Чем отпускные отличаются от зарплаты?

1

Зарплата начисляется за фактически отработанное время, а отпускные — за дни отдыха, исходя из среднего заработка за 12 месяцев.

Почему отпускные меньше, чем зарплата?

1

Средний дневной заработок рассчитывается по календарным дням (29,3 в среднем в месяце), а не по рабочим. Поэтому итоговая сумма чаще всего ниже месячного оклада.

Сколько дней отпуска положено сотруднику?

1

Минимум — 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Дополнительно дни могут предоставляться льготным категориям (например, педагогам или работникам Крайнего Севера).

Когда должны выплатить отпускные?

1

По закону — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Какие налоги удерживаются с отпускных?

1

С отпускных удерживается НДФЛ (от 13% до 22% для резидентов, 30% — для нерезидентов), а работодатель также начисляет страховые взносы.

Включаются ли премии и бонусы в расчёт отпускных?

1

С 1 сентября 2025 года — да. В расчёт будут входить квартальные, годовые и иные денежные поощрения, закреплённые в системе оплаты труда.

Что делать с неиспользованным отпуском?

1

При увольнении сотрудник получает компенсацию за все неиспользованные дни. Также можно договориться о переносе отпуска по согласованию с работодателем.