Весной 2020 предприятия учились функционировать в новых реалиях. Сотрудники работали из дома, встречи проводили в онлайне, а отчитывались — через мессенджеры. Теперь пришло время возвращаться в офисы. Как сделать этот процесс комфортным для работников и вернуть эффективность команды к «доковидным» показателям — разберёмся в нашей статье.
Прим.ред.: Все советы проверены на практике в Академии и сработали "на отлично". Поэтому мы вернулись в офис с удовольствием и желанием создавать новые проекты. Надеемся, в ваших коллективах получится так же:)
Некоторых оставить дома
Для кого удалёнка — лучший вариант. Некоторым сотрудникам вынужденное изменение условий труда помогло поймать тот самый work-life balance. Они оборудовали себе комфортное рабочее место, планируют день с учётом периодов продуктивности, самостоятельно регулируют загрузку, а также успешно используют мессенджеры и онлайн-конференции для связи с коллегами.
Работа из дома хороша тем, что позволяет создать атмосферу, максимально благоприятную для конкретного человека. Любимая музыка или тишина. Открытое окно или грелка для ног даже летом. Можно всецело погрузиться в рабочие задачи и не опасаться, что скучающий коллега отвлечёт разговором. Кроме того, экономится время на дорогу до офиса — а это как минимум два часа в день, которые можно посвятить домашним делам или отдыху.
Из неочевидных преимуществ также отметим снижение стресса, ведь работникам не нужно ехать на работу в переполненном транспорте или толкаться в пробках. Ещё плюс — возможность арендовать более дешёвое жильё на окраине или вообще перебраться в пригород.
Многие захотят остаться на таком режиме и будут готовы даже сменить работодателя, только бы сохранить достигнутую гармонию работы и жизни. Для тех, кому предприятие разрешит и дальше работать из дома, это будет хорошей мотивацией.
Для работодателей также есть плюсы в переводе сотрудников на удалённый режим. Прежде всего, работник сам обеспечивает себе инфраструктуру: компьютер, рабочее место и доступ в интернет. Фактически, можно увеличивать штат, сохраняя при этом неизменными накладные расходы.
Конечно, работа дома хороша для тех, кто живёт один, либо располагает отдельным кабинетом. Кроме того, многим не хватает информационного поля. Живое обсуждение работы с коллегами помогало почувствовать поддержку и взглянуть на задачу под неожиданным углом. Шли постоянный обмен опытом и взаимопомощь. Есть вещи, которые дистанционное общение не заменит.
Кому лучше работать в офисе. Если у сотрудника есть дети до 14 лет или нет возможности оборудовать полноценное рабочее место, наладить продуктивную удалённую работу ему будет трудно. Кроме того, дома много отвлекающих факторов и не всем просто от них абстрагироваться. Хочется провести время с семьёй, требуют внимания домашние дела, громко работает телевизор — всё это отвлекает от работы. Уровень самоорганизации и личной внутренней мотивации человека должен быть очень высоким.
Помимо организации труда, большую роль в работе играет и инструмент — персональный компьютер. Дома это часто ноутбук, который поможет с текстовыми документами или работой в вебе, но со сложными графическими пакетами и вычислениями не справится. Помимо этого, в офисе часто стоят мониторы с большей диагональю. Иногда — по две штуки.
Подготовить пространство
Пока опасность коронавируса существует, рабочие места сотрудников должны учитывать требования безопасности. В частности, актуальны следующие меры:
- Рабочие места сотрудников, находящиеся на проходе, переместить.
- Расположить рабочие места таким образом, чтобы между ними было минимум 1,5 метра.
- Между рабочими местами, организованными по принципу «опен спейс», добавить высокие перегородки.
- Установить дополнительные кулеры, чтобы избежать скоплений сотрудников.
- Открыть пожарные выходы, чтобы сотрудники могли использовать дополнительные лестницы.
- Установить на входе в офис дезинфицирующие панели.
- Закупить маски и санитайзеры.
- Организовать уборку со спецсредствами 2-3 раза в день.
- Продумать процедуру измерения температуры так, чтобы не создавать очередь.
Определить правила соседства
Высшая школа экономики провела исследование, в ходе которого выяснилось, что работники российских офисов больше боятся заразить коллег, чем заразиться сами (61% опрошенных). Поэтому надетая в офисе маска — это символ заботы и уважения. Впрочем, эта мера имеет смысл только в людных помещениях или общении с коллегами лицом к лицу. Проводить оффлайн совещания следует только в малых группах и только в случае крайней необходимости.
Помимо ношения маски, работники будут чаще мыть руки и пользоваться лестницей. На время пандемии лучше отказаться от любых тактильных контактов, в том числе рукопожатий. Обедать более благоразумно прямо за рабочим столом, без посещения общей столовой.
В ежедневный ритуал сотрудников войдёт обработка специальными средствами рабочего места и поверхностей в помещениях. Распитие заварного чая из общего заварочника уступит на время одиночному чаепитию чая из пакетика.
Работодателю следует сделать для сотрудников памятку с рекомендациями и предостережениями на время пандемии.
Пересмотреть регламенты
Допуск к работе. Некоторые предприятия принимают решение допускать сотрудников до работы в офисе только при отрицательном тесте на COVID, либо при наличии иммунитета к вирусу. Это нужно зафиксировать во внутренних документах.
ПВТР. Для противодействия распространению коронавируса в первую очередь нужно пересмотреть режим труда и отдыха сотрудников. Возможные варианты:
- Для разных подразделений назначить разное время прихода на работу с интервалом в 15 минут.
- Для профессий, которые не участвуют в работе с клиентами и контрагентами, ввести свободное посещение рабочего места с соблюдением нормы в 40 часов в неделю.
- Ввести график посещения офиса, чтобы сотрудники работали половину недели из дома и половину — в офисе.
- Регламентировать ситуации, когда сотрудник нужен в офисе. В остальное время разрешить работать из дома.
Оформление трудовых отношений. Если вы принимаете новых сотрудников на должности, работа по которым выходит за рамки обычной деятельности работодателя, закон разрешает заключать срочный трудовой договор. В случае второй волны заражения это поможет сохранить сотрудников, которые представляют большую ценность.
Если вы оформляете нового сотрудника сразу на условие дистанционной работы, лучше использовать не классический трудовой договор, а специальный, как раз для такого случая. В нём, помимо стандартных положений, указывают дополнительные основания к расторжению. Например, они могут касаться порядка сдачи отчётности или обязанности сотрудника отвечать на звонки в определённое время. Так работодатель сможет лучше контролировать данного сотрудника.
Трансфер. Если у предприятия есть возможность, можно дополнительно позаботиться о сотрудниках, организовав для них корпоративный автобус до работы и с работы. Это снизит их риск заражения коронавирусом и повысит лояльность.
Дать мотивацию
После первой волны коронавируса не у многих работодателей сохранилась возможность материальной мотивации. В большинстве компаний дорогие «плюшки» вроде ДМС, конференций, обучения и подписок, временно отключили, чтобы хватило денег на поддержание деятельности и выплату зарплат. Сотрудники относятся к таким мерам с пониманием, потому что превыше всего ценят надёжность работодателя.
После массовых увольнений весной 2020 года сложнее стало мотивировать сотрудников долгосрочными перспективами вроде показателей фирмы через 3-5 лет. Теперь они ждут от руководства не громких заявлений, а конкретных действий. Чтобы поддерживать командный дух и веру в светлое будущее, полезно проводить видеоконференции с топ-менеджерами и планёрки, где руководство расскажет о ближайших планах, подведёт итоги и определит задачи.
Важно честно рассказывать сотрудникам, что происходит с компанией. Недостаток информации может спровоцировать ненужные домыслы, которые негативно скажутся на психологическом климате в коллективе.
Есть риск, что после выхода с самоизоляции сотрудники начнут работать с удвоенной силой, чтобы не попасть под сокращение. Это плохая тенденция, поскольку ведёт к эмоциональному выгоранию и истощению. Задача руководителя — вселить в сотрудников уверенность в завтрашнем дне. Показать, что осознаёт их ценность и понимает, как сложно возвращаться к офисной работе.
Ставьте сотрудникам посильные задачи, контролируйте выполнение, не позволяйте сразу брать двойную нагрузку, поддерживайте коммуникацию — и скоро офис войдёт в рабочий ритм!
Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по "звездной" шкале ниже, где 5 звезд - очень полезна.
Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!
