В 2020 году закон обязует всех работодателей внедрить электронные трудовые книжки. Расскажем, как внедрить новый порядок и не вызвать волнения персонала.
- Разъяснить сотрудникам новый порядок
- Подготовить нормативную базу
- Официально проинформировать сотрудников
- Получить заявления от работников
- Выдать трудовые книжки
Есть несколько причин, почему уход от бумажных трудовых книжек выгоден работодателям:
-
Трудовая книжка как носитель персональных данных нуждалась в специальных условиях хранения.
-
Работа с трудовой книжкой отнимала время и требовала особой аккуратности.
-
Неверное ведение трудовых книжек — один из поводов штрафа от ГИТ.
-
Работники больше не смогут «потерять» трудовую и скрыть факт увольнения по статье.
-
Теперь будут фиксироваться даже места работы с 1-2 днями отработки. Это поможет выявить потенциально конфликтных кандидатов при отборе.
При этом данные, которые касаются трудовой деятельности работников теперь обязательно подавать в ПФР. Если продолжать вести трудовые книжки в бумажном виде, получается двойная работа. Поэтому мы рекомендуем сделать переход на электронную систему массовым и быстрым.
Разъяснить сотрудникам новый порядок
Сначала официально предлагаем работнику выбрать, каким образом фиксировать вехи его трудовой деятельности: по старинке с дублированием в ПФР или только в ПФР.
Закон отводит работникам время на размышление до 31 декабря 2020 года. Если ответа не будет, вам нужно будет вести бумажную трудовую книжку дополнительно к предоставлению электронной отчётности. Выбор сотрудников не забывайте фиксировать в системе электронного учёта.
Даже если работник остановил свой выбор на классическом варианте трудовой книжки, у него остаётся право передумать. Проводите разъяснительную работу: спрашивайте о причинах, публикуйте статьи в корпоративных СМИ, проводите встречи с кадровыми работниками и почтовые рассылки для сомневающихся.
Электронный формат трудовых книжек - требование Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ . Все сведения о работе теперь будут аккумулироваться в системе Пенсионного фонда. Получается, что классические трудовые книжки эту информацию дублируют и могут быть упразднены. Законодатель предусмотрел использование сведений из базы ПФР как при обращении за пенсией, так и при трудоустройстве. Именно их и подразумевают под «электронной трудовой книжкой».
Вот основные последствия нововведений для сотрудников:
-
Если данные теперь существуют в электронном виде, это не значит, что действие бумажной трудовой прекращается автоматически. Если работник считает нужным, работодатель обязан и дальше её вести.
-
Сведения о поступлении на работу, переводах и увольнении теперь передаются в базу данных Пенсионного фонда. Это требования закона.
-
Сведения из этой системы можно получать в виде выписок — на бумаге либо в электронном виде. Они будут приниматься всеми работодателями России наравне с классической трудовой книжкой.
-
Теперь потеря бумажной трудовой книжки вместе с трудовым договором не фатальна. Все сведения о трудовом стаже хранятся в электронной системе и легко доступны владельцам.
-
Запросить и получить данные из электронной трудовой книжки удобнее всего через портал Госуслуг или сайт ПФР в электронном виде, не тратя время на поездку в инстанции.
-
Сведения о трудовом опыте до 2020 года в систему переносить не будут, поэтому бумажную трудовую книжку нельзя портить или уничтожать.
С 2021 года работодатель больше не будет заводить бумажную трудовую при первичном трудоустройстве. Вся информация о трудовом пути таких работников будут существовать только в электронном виде.
Новому работодателю будет нужна выписка из электронной системы учёта. Старый работодатель вправе такую выписку не давать. Работник сможет сам запросить эти сведения:
-
в любом отделении ПФР;
-
в МФЦ;
-
через личный кабинет на сайте ПФР;
-
на портале госуслуг.
Для работника будет разница между выпиской от работодателя и через государственный орган или сервис. Работодатель даст сведения только о работе у него, в то время как через сервис можно получить подробную выписку. В ней будут сведения со всех отражённых в электронной системе местах работы.
Подготовить нормативную базу
Прежде чем рассылать работникам официальные запросы о выборе формата трудовой книжки, нужно проанализировать внутренние документы, а также должностные инструкции работников. Если в этих документах предусмотрена какая-либо работа с трудовыми книжками, то нужно дополнить их пунктами про взаимодействие с их электронными аналогами.
У работников, задействованных в системе кадрового документооборота, появятся новые трудовые обязанности. Для них нужно предусмотреть действия и процедуры, направленные на переход к электронным трудовым книжкам, например:
-
уведомить работников о новой системе,
-
получить и обработать заявления от работников,
-
отдать трудовые книжки для хранения всем желающим.
Параллельно нужно разработать и утвердить форму самого заявления, которая в дальнейшем будет нужна работникам.
Официально проинформировать сотрудников
Прежде всего нужно подготовить для работников персональные письменные уведомления. В этих документах нужно кратко изложить законные основания нового порядка работы и попросить выбрать, нужно ли вести трудовую книжку на бумаге в дополнение к электронной.
В Законе сказано о необходимости известить всех работников. Исключение могут составить только внешние совместители и работники на удалёнке. У первых трудовая книжка находится у основного работодателя, а у вторых может действовать договорённость записи в неё не вносить. Всех остальных работников, чьи трудовые книжки хранятся в вашем отделе кадров, нужно уведомить о возможности перейти на электронную форму.
Уведомления нужно раздать или разослать уведомления до 31.10.2020 года (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Иначе предусмотрен штраф для ИП до 5 000 рублей, а для предприятия — до 50 000. О получении уведомления работник должен расписаться.
Получить заявления от работников
После того как работник получил уведомление, ему предстоит решить, что делать со своей трудовой книжкой. Он может поручить работодателю и дальше вести её, либо забрать домой на хранение. О своём решении сотрудник должен сообщить работодателю, подав заявление до конца 2020 года. В случае если заявление не поступило — обязанность вести бумажную трудовую книжку остаётся за работодателем (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Есть три варианта развития событий:
Отдельные категории работников могут подать заявление и после окончания 2020 года:
-
те, кто в последний рабочий день 2020 года болел, был в отпуске, отстранён от работы или по иным причинам не выполнял трудовые обязанности, сохраняя при этом рабочее место;
-
те, кто в этот день вообще не был трудоустроен официально;
-
те, кто не имели действительной возможности в установленный срок подать заявление.
Выдать трудовые книжки
Если сотрудник в своём заявлении отдал приоритет электронной трудовой книжке, нужно сделать пометку об этом в бумажной трудовой и отдать её сотруднику для хранения (п. 3 статьи 2 № 439-ФЗ).
Выдать книжку как можно скорее после получения заявления в интересах работодателя. Нужно успеть это сделать до того, как появится необходимость сделать в ней новую запись, например, о поощрении, переводе или увольнении. В идеальном случае мы получаем заявление и отдаём бумажную трудовую книжку в один день.
Перед тем как выдать трудовую книжку, нужно сделать в ней последнюю запись. Указать, что сотрудник решил перейти на электронную форму. Рекомендуем для этого использовать фразу из Закона № 439-ФЗ:
«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
После этого в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них делаете запись и просите работника там расписаться.
Работникам, которые сохранили старый порядок работы с трудовыми и придут к вам в штат после окончания 2020 года, нужно будет напомнить об их праве перейти на современный документооборот. Сделать это они смогут уже во время оформления на работу или позже.
