- Особенности перевода на дистанционную работу
- Электронная подпись для сотрудников
- Удаленные сотрудники в новой реальности
- Сроки частичной удаленки
- Начисление компенсаций за удаленную работу
- Как не нарушить сроки предоставления документов
- Табель учета рабочего времени на удаленке
Закон о дистанционной работе принимался в ускоренном режиме, возможно поэтому в появившихся требованиях осталось много недоработанных мест. Далеко не всегда понятно, как правильно действовать в той или иной ситуации для выполнения всех условий. Давайте разберемся в тонкостях применения нового законодательства на практике, чтобы не совершить ошибок, за которыми могут следовать штрафы и административные наказания.
Особенности перевода на дистанционную работу
Статьей 57 ТК установлено, что место работы наемного сотрудника, установленное трудовым договором, вы обязаны ему обеспечить. Фактически, изменить условия труда, в том числе и перевести сотрудника на удаленную работу, можно только заручившись его согласием. Без этого перевод невозможен.
У работодателя остается вариант перевода на дистанционное сотрудничество в связи с особыми обстоятельствами. Согласно ст. 74, если существуют организационные или технические причины, по которым работник не может выполнять служебные обязанности на территории офиса, его переводят на дистанционную работу до момента устранения неполадок.
Это работодатель может сделать в одностороннем порядке. Однако причины должны быть серьезные. Например, только вашего желания отказаться от аренды офиса для экономии бюджета компании будет недостаточно.
Электронная подпись для сотрудников
Законом разрешено подписывать документы с сотрудниками полностью в удаленном формате при помощи ЭЦП. Однако никем не установлено, кто должен оплачивать приобретение электронной подписи. Так как стоимость оформления достигает немалых сумм, стоит разобраться, в каких случаях и на кого возлагаются финансовые затраты.
Здесь важно, кто явился инициатором удаленного документооборота. Если работодатель настаивает на дистанционном подписании документов, а работник предпочитает лично явиться в офис для оформления бумаг, логично, что расходы на приобретение ЭЦП ложатся на предприятие. Четкого указания об этом в законодательстве нет, но безопаснее оплатить электронную подпись, если именно вам необходим удаленный формат документооборота. В этом случае лучше оформить дополнительное соглашение с сотрудником, в котором указаны все особенности применения и приобретения ЭЦП для сотрудника.
Если предприятие не заинтересовано в непременном использовании ЭЦП, но работник настаивает на удаленном подписании документов, расходы по приобретению подписи ложатся на него. В этом случае работодатель вправе отказаться от лишних расходов.
Удаленные сотрудники в новой реальности
Сложившаяся ситуация вынудила компании экстренно переводить работников на удаленку еще весной 2020 года. Законодательной базы по данному вопросу еще не существовало. Работодатели тогда еще не понимали, на какой период происходит изменение условий труда. Многие написали, что удаленка продлится до особого распоряжения директора.
После принятия нового законодательства стало непонятно, что делать с такими сотрудниками. С одной стороны, временная удаленка не может длиться более 6 месяцев, а сотрудники работают в таком режиме уже давно. Многие кадровики не понимают, как правильно оформить документы в таком случае.
Статья 312.1 ТК РФ установила 3 типа удаленки. Прежде чем принимать решения и оформлять документы, определитесь, какой формат дистанционного сотрудничества подойдет в вашей ситуации:
- постоянный;
- временный;
- периодический.
Если вы планируете взаимодействовать в удаленном формате постоянно, то достаточно написать допсоглашение с указанием данного факта. При временном переходе на дистанционку лучше ненадолго вернуть сотрудника в офис и оформить документы заново при появлении такой необходимости.
Сроки частичной удаленки
В спешке Правительство упустило момент по срокам работы в формате частичной удаленки. Это вариант, в котором сотрудник часть времени проводит в офисе, а некоторые обязанность выполняет дома.
Законодательством установлено, что данная мера носит временный характер, но сроки не определены. Кадровикам не слишком понятно, как оформить подобное сотрудничество, чтобы оно не приобрело признаки постоянного, не повлекло наложение штрафных санкций на предприятие.
Чтобы соблюсти законодательство и избежать проблем, придется немного схитрить. Определитесь, какой формат вам выгоден. Если нужно, чтобы сотрудник оставался на частичной удаленке до отмены закона, пропишите этот пункт в допсоглашении. Для этого достаточно указать, что возврат к обычному режиму работы будет осуществлен, как только правительство отменит связанные с пандемией ограничения.
Если вам необходимо точно указать сроки сотрудничества, воспользуйтесь разъяснением главного санитарного врача. Постановлением от 13.11.2020 № 35 настоятельно рекомендуется оставить сотрудников на дистанционной работе до 1.01.22 года. Таким образом в допсоглашении можно указать срок удаленного сотрудничества начиная с 1.01.2021 до 1.01.2022.
Так как чиновники не установили, что подразумевают под формулировкой «периодически», оштрафовать компанию невозможно. Однако и сведений о том, что договор можно продлить, также нет. Значит, если вы установите четкий срок периодической удаленки, а по его окончании не вернете сотрудника на рабочее место, компания может получить ряд проблем.
Начисление компенсаций за удаленную работу
По закону работодатель обязан компенсировать удаленному сотруднику затраты, связанные с использованием ресурсов для выполнения служебных обязанностей. При этом рекомендаций о том, как рассчитывать размер выплат, нет.
Под расходы, подлежащие компенсации, попадают:
- электроэнергия;
- износ техники;
- оплата интернета;
- аренда оборудования;
- приобретение лицензионных программ.
Рассчитывать реально затраченные ресурсы проблематично и не нужно. Достаточно установить общую сумму, которую будут получать удаленщики, и прописать ее в локальном акте.
Таким образом вы сможете уменьшать выплаты, если работник находился на больничном или по другим причинам не выполнял свои служебные обязанности. Также размер оплаты уменьшается, когда работодатель снабдил сотрудника оборудованием для работы. Износ техники в таком варианте не начисляется.
Если работник взял необходимую технику в аренду в сторонней организации, вам потребуется компенсировать все затраты. Сумма прописана в договоре аренды, и работодатель обязан ее выплатить.
Возможности получить у сотрудника отказ от компенсационных выплат не предусмотрено. Вам в любом случае придется перечислять компенсацию. При этом неважно, как ее будет использовать получатель.
Как не нарушить сроки предоставления документов
Статьей 312.2 ТК установлено, что по письменному требованию работника кадровик обязан предоставить ему оригиналы договора и дополнительных соглашений в трехдневный срок. Когда кадровый отдел и руководитель работают в удаленном формате, это может стать проблемой. Сотрудник имеет право обратиться с жалобой на нарушение сроков предоставления документов в трудовую инспекцию. В этом случае работодателя ожидает штраф до 50 тыс. рублей.
В такой ситуации лучше провести разъяснительные беседы с работниками. Объясните, что из-за удаленной работы получение корреспонденции затруднено. Попросите отправлять заявки заказным письмом и дублировать их электронными сканами.
После получения скана или фото заявления не дожидайтесь поступления оригинала. Начинайте оформлять документы.
Чтобы не затягивать процесс подписания, отправьте директору электронный договор для ознакомления. В этом случае он будет готов быстро подписать полученный бумажный экземпляр и отправить с курьерской доставкой работнику. Согласно ст. 57 ТК печать на таких документах не является обязательным условием, подписи достаточно.
Также соблюсти сроки поможет оформление доверенности. Если ответственный сотрудник получает право подписи, можно значительно сократить время на предоставление документов. Вам не придется разыскивать руководителя и ожидать, пока тот подпишет документы.
Табель учета рабочего времени на удаленке
Новый закон не только не освобождает работодателя от необходимости вести табель учета, но и добавил в документ новые пункты. По ст. 312.4 ТК время, затраченное на взаимодействие с руководителем, также относится к рабочему.
Вести отдельный табель не нужно. Достаточно договориться с руководителями, чтобы минимизировали время общения с сотрудниками за пределами указанных в договоре рабочих часов.
И тем более нельзя требовать выполнения служебных обязанностей в нерабочее время. Сотрудник может обратиться с жалобой в ГИТ. Компании придется оплатить не только сверхурочную работу, но и штраф, который может доходить до 100 тыс. рублей.
Если вы соблюдаете все требования нового законодательства и знаете, как обойти недоработанные моменты, вам удастся уберечь компанию от штрафов и проверок. Главное — придерживаться указанных в статье правил и не выходить за рамки закона.
Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по "звездной" шкале ниже, где 5 звезд - очень полезна.
Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!
