.png)
Должностная папка работника — не обязательный, но очень нужный документ в работе кадрового отдела и всего предприятия в целом. Она помогает постоянно улучшать эффективность работы действующего сотрудника, незаменима при приеме на должность нового человека. В отличие от должностной инструкции, дающей только общие понятия о функциях, папка позволяет вникнуть во все тонкости работы в кратчайшие сроки.
Должностная папка — что это?
Многие путают данное понятие с должностной инструкцией. Однако последний вариант предполагает сухой список обязанностей. Должностная папка — это набор документов, подробно описывающих, как и когда работнику выполнять определенную функцию. Именно в ней содержатся пошаговые инструкции для каждого действия.
В стандартный набор для должностной папки входят:
-
политики и приказы, регулирующие деятельность сотрудника на определенной должности;
-
чек-листы для каждой функции;
-
календарь регулярных действий;
-
список контрагентов, с которыми приходится контактировать при выполнении обязанностей;
-
шаблоны документов, необходимых в процессе работы;
-
цели должности (результаты, ожидаемые руководителем от данного сотрудника);
-
описания успешных действий (определенные алгоритмы, делающие работу более продуктивной, собираемые опытным путем);
-
список руководства;
-
список подчиненных, их контакты;
-
к кому обращаться в случае форс-мажорных ситуаций или стихийных бедствий (например, что делать при отключении электроэнергии или прорыве водопровода).
Определенный набор документов может быть одинаковым для любого сотрудника компании. Поэтому, если должностная папка получается слишком объемной, лучше вынести в отдельный сборник приказы и политики, касающиеся всех без исключения. Такой набор документов называют «папка сотрудника». Такие папки не отличаются друг от друга и могут быть переданы любому работнику.
Справка! Должностная папка составляется непосредственно для определенного набора функций и применима только для одной должности.
Для чего нужна должностная папка
Нередко один специалист выполняет функции нескольких должностей. Особенно часто так происходит в небольших компаниях. В такой ситуации работник часто концентрируется только на одной функции, которую посчитал основной, и забывает обо всех остальных.
Кроме того, сотрудник может даже не предполагать, что он должен выполнять дополнительные действия, так как на предыдущем месте работы такой обязанности не было. Также возможна ситуация, в которой по аналогии с предыдущей должностью работник начинает заниматься совершенно другими делами, не входящими в его компетенцию. Все это вносит сумятицу, нарушает должностные связи, замедляет процесс работы, делая ее менее продуктивной.
Например, начальник отдела продаж занимается руководством и переговорами с важными клиентами. Кроме того, в его обязанности входит и работа с недовольными заказчиками для снятия негатива. Но если не разработана должностная папка, последняя функция чаще всего забывается. В результате появляется огромное количество плохих отзывов, влияющих на репутацию компании. Владельцу приходится создавать отдел для борьбы с ними или пользоваться услугами сторонних фирм, что влечет дополнительные затраты.
Более того, если начальник отдела продаж не осознает, по каким критериям выбирают важных клиентов, он может начать заниматься обычными. Тем самым сотрудник берется за выполнение чужих обязанностей, забывает о своих, вносит неразбериху в работу отдела.
Наличие должностной папки позволяет полностью осознавать все обязанности работника и методы их выполнения. Опираясь на нее, любой сотрудник в состоянии самостоятельно организовать свою работу, не замедляя деятельность других, не отвлекая руководителя и коллег вопросами и уточнениями. В масштабах даже небольшой компании повышение продуктивности работы после внедрения должностных папок заметно уже спустя 1-2 месяца.
Должностная папка является отличным инструментом и при приеме на работу сотрудника. Каждому HR-специалисту известно, насколько хлопотно введение в должность нового работника. Это занимает время и требует определенных усилий.
Нужно подобрать сотрудника, который будет заниматься обучением, введет в курс дела, расскажет о нюансах работы компании. Для того чтобы новичок начал эффективно выполнять свои обязанности, зачастую требуется потратить от 2 недель до месяца. В это время компания теряет прибыль, так как и обучающий, и обучаемый не в состоянии полноценно работать. Кроме того, затрачиваются ресурсы на оплату труда специалиста, занимающегося обучением новичка. Ошибки и недоработки, неизбежные в начале деятельности нового работника, также лягут на фирму грузом финансовых потерь. Не менее важно, что большое количество новичков уходит на этапе обучения, не выдержав эмоциональной нагрузки, связанной с непониманием нюансов работы. А это накладывает дополнительные хлопоты на HR-отдел, затраты на новый поиск и обучение.
Наличие должностной папки позволяет существенно уменьшить период обучения, сократить расходы и снизить вероятность ухода новичка.
Как создать должностную папку
Необходимо понимать, что должностная папка создается непосредственно для определенной должности. К примеру, если начальник отдела продаж совмещает деятельность и руководителя, и менеджера по работе с важными клиентами, у него должны быть две отдельные папки.
Прежде всего создается список функций, за выполнение которых отвечает сотрудник. В этом поможет должностная инструкция. Далее в папку (подойдет обычный скоросшиватель) собираются описания каждого процесса.
Вам понадобится бланк передачи функции. В нем указывают:
-
название функции;
-
как часто она выполняется (например, каждый понедельник с 8-00 до 10-00);
-
ожидаемый результат;
-
каждый шаг выполнения функции описывают подробно (кому позвонить, какой документ составить, куда его передать);
-
к каждому этапу делают список инструментов (что понадобится для его выполнения);
-
указывают, как найти инструменты (если это электронные документы — путь к папке, если это физические вещи — где они лежат);
-
к каждому шагу делают список контрагентов (если они участвуют в процессе);
-
в подробностях описывают действия, если процесс идет не по плану.
Созданные бланки для каждой функции помещают в папку, туда же вставляют приказы и политики, касающиеся должности. Для удобства составляют краткое содержание, чтобы сотрудник понимал, какая информация содержится в материале и как ее быстро найти.
Создание папки и описания функций следует поручить сотруднику, который выполняет их на данный момент. Руководитель не знает всех нюансов и не сможет сделать полноценное описание.
Хранится папка на рабочем месте сотрудника. Если на должность приходит новый работник, в его задачу входит ознакомление со всем этим материалом. Обязанность HR-специалиста — провести затем небольшой экзамен. Не стоит заставлять работника учить информацию наизусть. Достаточно, чтобы он знал, где найти описание нужного действия и как его использовать.
Также важно разместить в папке информацию о критериях оценки деятельности сотрудника. Следует описать, по каким стандартам и кем будет оцениваться результативность его работы.
На первый взгляд процесс создания должностных папок кажется громоздким. Но если его провести, в будущем работа компании станет значительно продуктивней. Кроме того, так как в процессе развития фирмы список функций любого сотрудника может меняться, их легко обозначить в уже существующей папке. А при передаче отдельных функций другому должностному лицу никаких проблем и временных затрат не будет.
